院长之声 | 雏形已初现，且待显峥嵘 An Ecosystem Is Emerging Thanks to Team ZIBS

浙江大学国际联合商学院

2022-02-09 22:14 浏览量: 2868

院长之声

雏形已初现，且待显峥嵘

An Ecosystem Is Emerging Thanks to Team ZIBS

各位同事、同学、同行者，

⻁年吉祥!

“院⻓之声”栏目自去年正式推出，勤耕不辍，砥砺突破。进入⻁年我们尝试创新，不仅仅是我来写我来说，更加期待众筹同事们的才智，完成我个人作为院⻓所需要释放或激发的ZIBS乘数效应(ZIBS Multiplier)目标。

我们ZIBS的艰苦创业过去是而且未来也必须是全体同事的共同事业，我们的大愿景大目标需要每一位同事每一天的大胆思考和辛勤付出。所谓的众志(智)成城、日积月累。

回首和大家的并肩作战，我常为你们的努力而感动，为你们的才智而灵动,为你们的精彩而激动。我将不定期分享你们的真知灼⻅和心路历程，增强院⻓之声栏目的互动性、丰富性。

这次的院⻓之声我邀请大家一起来研读我们FAITH东部地区行政主管施露安和FAITH徐旖(Iris)在学院例会上的分享。

两人对行政工作的⻆色定位认知⻅解独特内容丰富，露安的 “六个不”口诀，“日绩有余，岁绩不足”的思考，“小施的小目标就是实现大家的大目标”的情怀宣示等感染了我；Iris对于行政工作提出的“未雨绸缪”、“推己及人”等方法论，她常常分享的“你现在所得到的一切都是基于认识的变现，你没有得到的东⻄，都是超出你认知之外的东⻄”认知论，她对于”FAITH的成⻓.....更需要学习借鉴优秀、成熟的企业和学校“的建议等触动了我。

ZIBS生态的雏形已初现，峥嵘显露尚需努力和岁月的沉淀，更需要打造”学习型的ZIBS生态“。让我们从今天开始，从相互学习、相互欣赏开始，从悦读她们的分享开始。

施露安

东部地区

行政工作

实践分享

首先，我想先谢谢贲圣林院长、瞿海东老师的关心还有信任，谢谢胡珊珊老师、李红霞老师、沈莉老师、姜日鹏老师以及其他同事们对生态行政工作的各种帮助与支持。特别谢谢东部地区行政联络小伙伴，海宁办的徐旖和成黎、产研中心的陈瑶、紫金港的赵佳、上海办的颖妮。大家始终积极配合，其实做了很多努力。不管怎么样，在我看来，这是行政工作能顺利开展的本质、或者基础，也是原动力。所以必须放在最前面说，绝不是套路，是真心谢谢大家！

下面，我就简单聊聊我自己在东部区行政工作的，仅算是个人的一点工作上的心得体会。

首先，作为行政人员的角色，我总结就是要“守得住寂寞”。其实行政工作本身比较繁琐，具有突发性，我常觉得“日绩有余、岁绩不足”，很多时候主观上真的希望能做到完美，但细节上仍就还不到位。

“六个不”

所以作为行政人员，第一，我认为是要多看多学多问。这里我也总结了“六个不”，即：来事不慌、不慢、不错；处事不拖、不斥（不排斥）、不差。

行政最忌讳的就是偷懒，一定要保持虚心的态度，努力做到事无巨细，能够自觉的、有条理的、有原则的去解决事情，做到件件有回音，事事有着落。

比如我自己每天要做的事情都会提前用小本子记下来，然后有新增的及时补充，避免出现遗漏。并且我也尽可能的让自己做到“今日事，今日毕”，而不是明天再说。

注重总结经验教训

第二，我认为是要学会在事务性工作中注意总结、沉淀，一定要重视并解决工作中的难点、遇到的问题，累积好经验，而不是错了一次，错了两次，还错第三次。

比如举办完一场活动，它也许是顺利的，但它不一定是完美的，一定要做好会议复盘。要努力去提高自己的专业能力和素质，从而提升工作效率和质量。

比如经常性关注收集领导一些讲话材料、咨询要报等等，既可以锻炼提升文书写作能力，也能尽可能多地了解行业情况。

责任感和集体意识

第三，我认为是要有责任感。无论是对自己、对同事、还是对领导。我们是一个生态，大家本身要有集体意识，要协调沟通好同事间的关系，具备一定的服务精神。并且在很多时候，我们不要仅仅是做事情，只是一个执行者，也要学会思考如何锦上添花、做的更好。以及多站在领导角度去考虑问题，有点眼力见，这点我也觉得很重要。当然，上述其实我也都还在努力学习。且除了这些，也还有很多行政人员所应具备的专业素养和技能。

其次，作为行政统筹的角色，我该如何发挥自己的绵薄力量，让东部区行政工作能够一体化且坚不可摧，更好地发挥出后台堡垒的作用，这个问题我苦恼了很久，也做了一点点不成熟的尝试。

规范

第一，我觉得是规范。

说到这里，必须引用下贲老师曾提出的经典九字，“标准化、制度化、流程化”。每每细品一番，都觉得是高瞻远瞩。我也试着带到行政统筹管理中来。起初建立了一套东部区事业部行政板块绩效考核制度，对行政工作内容、要求、时间节点、频次等都做了一定要求。

2021年11 月初的时候我组织行政团队一起开会做了说明，并对工作内容做了明确，后面也发在东部群里供大家指正。我其实是希望它能作为一份工作依据和标准，让行政成员们可以时常对照查漏补缺，“吾日三省吾身”。

激励

第二，我觉得是激励。

对于行政团队小伙伴们，希望大家在秉持“生态一家亲”的理念相互协作的基础上，一方面，我总是希望大家可以一同进步。因为行政工作很细节，有些很小的事情它不容易被关注到，但我也尽可能的希望大家的工作、付出的努力能被领导们、同事们看到、认可。所以这是我在根据小伙伴们反馈给我的每周任务跟进清单的基础上，再整理制作成《行政自查周报》且每周反馈在东部群内的一点初心。

另一方面，我也对大家进行相应的考核，比如双周实地检查、月度满意度考评等方式，更好地确认各办公室是否切实有序投入使用，大家每周的工作反馈是否属实等等，并且在这个过程中，也可以寻找观察到更多可以改进的地方。

监督

第三，我觉得是监督。

统筹的过程中，我能接收到的信息也许仍不够全面，除了小伙伴们、包括我自己在自我监督之外，各行政负责人、生态领导和同事们给到的双向反馈也是至关重要的。所以我也希望通过《行政自查周报》还有考核机制，能让各行政负责人、生态领导和同事们掌握一些工作进展情况的同时，结合各自在工作交集中可能发生的一些问题，直接或间接给到成员们一些工作意见和评价。

正所谓“无规矩不成方圆”，我也从长远和综合角度考虑，2021年11月初的时候在行政例会上明确了处罚机制，对于经考核结果不合格的，第一次比如通报负责领导，第二次就群内通报，多次那就有必要提请人事管理方处理等，在我看来，这或许也是一种反向激励。

最后，无论是何种角色，三人行，必有我师，学无止境。

就像贲老师对文稿材料等的“火眼金睛”、瞿老师对校内流程等的严格把控，还有比如我经常能看到前大管家红霞老师在行政群里操心四方，真的把细节嵌入骨髓，是我一直在学习的榜样。当然还有很多，包括生态各位老师们。所以其实今天与其说是分享，我更多的是在诉说中求指导。

我知道我以及东部行政还有很多不足，所以无论是今日内容还是日后工作，如有不对的或者欠周全的地方，也请贲老师、瞿老师和生态各位同事多多的、及时的指正，小施始终虚心求教，不胜感激。

再次感谢大家倾听！最后还是要说，小施的小目标，就是实现大家的大目标！谢谢！

徐旖

FAITH行政

工作心得

与思考

FAITH的工作其实不同于其他几个部门，因为很多时候我们都在做支撑服务方面的工作，可量化程度有限，不像其他台能够展示很多优秀的案例和业绩，很多都是润物无声的。所以今天我想就工作心得展开分享。在此之前，我想展示几张我刚来到这个校区时候的照片。

2016年8月，我刚来到国际校区的时候，每个楼宇都处在待启用的阶段，甚至连柏油马路都没有铺好。这是一种新气象，一条新路途。正如ZIBS现在的创业阶段，虽然路途艰辛，但是充满希望，非常荣幸能和各位老师一起见证ZIBS的成长！

首先我想先介绍一下我主要的几个工作模块：财务、总务、接待。同时我也承担了生态ZIBS办公室联络人、学院物资采购、固定资产负责人，以及新大楼装修等方面的工作。对此，我也总结了做好行政工作的几种原则，或者说方法论吧。

未雨绸缪

第一，未雨绸缪。

先人一步考虑问题，形成预案，预估结果。因为行政事务事无巨细，经常会有很多临时性的工作，我认为这就要求行政人员除了一套方案，还要具有Plan B思维，灵活应对突发事件，将突发事件变得顺理成章。

推己及人

第二，我认为是推己及人，即把自己想象成对方去模拟对方的需求。

我认为如果每个人都能够感受他人的感受，就没有什么事情是想不到、做不好的。很多时候如果发生问题，回头想想其实也是因为没有站在对方的角度考虑。

保持新鲜的眼光

第三，我认为每个行政都需要保持新鲜的眼光，留意工作和生活中的小细节。

其实每个人都有惯性思维，在一个环境久了之后，对很多存在的问题会自动过滤，正所谓见怪不怪吧。日复一日，而问题仍然存在。我认为每个行政，都需要有发现问题的眼光和能力，在别人发现之前把问题解决，在一个问题一直存在的时候能够提出这个问题。永远保持新鲜的眼光，善于发现，勇于改变。

高层面布局

第四，我想跟大家分享两句话，“你现在所得到的一切都是基于认识的变现，你没有得到的东西，都是超出你认知之外的东西”。

毕竟一个人无法成为他没有见过的人。由此，我也类比到行政工作方面，比如学院活动策划、大楼软装布置等等这些需要创意性思维的工作。我认为很多事情并不是做不到，而是没见过。

其实做到行政工作的底线并不难，但是要做到行政的高度是需要经验和见识的，我们需要走出去。走出去看看其他学校、公司的文化设计，办公布置；学习其他机构的活动安排、流程设置和各种精巧构思。

有时候，我觉得并不是我们做不到最好，而是想不到更优秀的案例。所以，我认为FAITH虽然作为后台，但是同样需要横向学习和提升。我觉得是否能让FAITH参加比如企业考察、学校参访等活动，可能MEDIA关注的是校企合作、企业捐赠等对外事务，而FAITH可以学习优秀企业、标杆学校的软性成果。

就比如新大楼一楼原本考虑做的玻璃投影，是我之前去紫金港的时候看到的现场案例。虽然后来ZIBS新大楼因为技术原因没有采用，但是我认为这也是一种突破性的思路，不仅仅局限于广告印刷这种形式的文化布置。

我觉得ZIBS未来要与国际知名大学比肩，不仅需要提升教学、课程、国际合作这些方面，FAITH大后台也需要成长、提升。可能成效不会像其他部门那么显著，可能是润物无声的，但是我觉得我们都需要带着发展的眼光看问题，做更高层面的考虑和布局。FAITH的成长我认为不能只在办公室，只在国际校区，只在浙江大学，更需要学习和借鉴优秀、成熟的企业和学校。

最后，真的很感谢贲老师、瞿老师、红霞老师的信任，感谢各位同事、各位老师的理解和支持。如有缺漏，非常欢迎大家指正。希望能和大家一起坚持梦想、乘风破浪，谢谢大家！

图文排版｜徐凯伦

编辑｜陈槭丽莎

责编｜沈莉

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