省时又省事,武大综合事务服务中心C位出道!

武汉大学经济与管理学院 2019-05-28 浏览量: 2287

MBA中国网】想知道武大综合事务服务中心涵盖了多少职能?和原来的一站式服务中心相比有哪些变化?

跟着珞珞珈珈到当代楼一探究竟吧!

定位乃“中心”,身兼“多广长”

综合事务服务中心位于武汉大学正大门东侧的当代楼,总面积480平方,整体可分为三层。一层主要是集中了学生事务相关的部门,如学工部、研工部、本科生院、研究生院、保卫部、信息中心等,并集中建设了自助服务设备区域。二层主要是教职工事务相关的部门,如科发院、社科院、人事部、财务部、国际交流部等;三层主要是党政办公室印章室、中心管理办公室、小型会议学习活动室,以及部分社会服务临时使用场地,包括保险及后续正在联系引进的燃气交通等其他社会服务。

8个问题,了解中心

了解完中心的概况,珞珞珈珈还采访了相关负责老师,为我们介绍中心从建设到使用的历程,还有老师同学的办事体验反馈,让你全方位了解中心!

Q1:请问综合办事中心在选取入驻单位、服务事项时,中心主要考虑了哪些因素?

A:中心的业务定位基准是“服务”,因此,在选择入驻单位和服务事项时,主要是考虑三条因素。一是进驻单位面向师生服务项“多”,二是窗口服务事项的面向对象“广”,三是服务事项的办理需要部门间相互衔接,流程“长”。总体上从服务对象角度出发,让更多的服务进驻、让更复杂的事务联合起来办理,减少师生办事跑趟次数。

截至目前,线下办事大厅的入驻单位包括党政办公室、学生工作部、研究生工作部、本科生院、研究生院等12个部门。提供线下办事大厅窗口服务事项共61项,线上办事大厅服务流程12项,另有其他服务应用入口20项。

Q2:中心相较于原学生一站式中心和教工一站式中心,除了对服务业务进行整合之外,还有哪些亮点?对师生的便利之处主要在哪些方面?

A:在过去两个中心的实践基础上,我们对原有窗口服务业务进行了部分整合,更多的是业务重建,服务条件和要求比以往有了很大提高。服务业务的基本要求首先是要公开公示、内容完整、流程清晰,能够让师生看到办事信息,不需要询问就明白如何办理。窗口实行固定岗位,全工作日值班。窗口服务事项全流程落地,不存在放在窗口的服务事项,还要到其他地方跑一趟的情况。为达到这一目标,党政办首先把校印章迁移到中心来,解决审批事项的最后一个关键环节;启用了校内事务专用章,并制定了管理办法,校内流转的业务,使用校内事务专用章具有与部门印章同等效力,这些措施解决了窗口业务使用印章的难题。

以往,师生办事多跑路的因素主要是同一业务的流程分段管理,为解决这个问题,需要部门间配合办理的多流程事务,职能部门主动给了巨大的支持,如科发院、社科院的科研经费上账,他们同财务部主动协商,三家单位可在窗口进行联合办理,教师不用在部门之间跑路办理。为使服务更广更方便地覆盖服务对象,医学部主动对接并专门辟出了自助设备服务区,目前国际交流部、后保部水电中心、信息中心等都在备件并准备迁入设备,医学部师生很快也能享受到便利的事务服务。

Q3:我们注意到,中心的线上办事大厅已经上线。它与线下办事大厅的主要区别在哪里?

A:线下办事大厅主要是办理需要师生必须前往现场的事务。除此之外,中心朝着“从线下到线上”的方向前行,在信息中心的全力支持和协助下,中心建设了线上办事大厅,主要基于服务流程化的思维建设线上服务业务。线上办事大厅只需要登录选择相应业务办理,就可以取得办事结果。这是综合事务服务中心未来的努力方向,也是学校管理服务业务模式的发展方向,陆续将有更多的业务在线上开展。

Q4:在中心前期建设过程中遇到的最大的困难是什么?中心是如何解决的?

A:信息化和服务事项梳理在中心前期建设过程中遇到的难点。信息化得到了信息中心的全力支持,专门建了一个工作组对接事务中心的信息化条件建设,从场地交付到具备运行条件,很短时间内高效地完成了软硬件部署。服务事项梳理也是难点,但却是窗口运行的最基础条件,没有对业务的梳理、优化,就没有窗口服务。各部门在接到学校下文通知以后,都很支持配合,对各自所属的管理服务事项材料进行了往返多次的整理、优化、审查和再修改。中心诚恳地请广大师生能及时地反馈和提出宝贵建议。

Q5:中心对师生参与服务中心的建设有哪些设想或规划?

A:为了让广大师生参与到服务中心的建设中来,中心提倡师生办事后进行评价,并提供一键式评价条件,这特别是对业务服务的流程建设、质量建设、效率提升等。师生参与服务中心建设,今后还有更畅通的渠道,包括链接机关党委机关作风建设系统,建设服务事项网上评价评议系统,联合开展服务流程建设评比活动等,从服务对象的需求角度和体验角度,推动更多事务到窗口来,推动窗口服务质量提升。

Q6:如果前往中心办事的同学太多,中心是否有相应的准备措施?

A:由于中心空间所限,留给师生等待排队的空间确实不大,但是中心在有限的空间里,尽量安排了等候座椅,布设了多个高容量的无线AP,排队师生可以在等待时不至于无处安坐、感到枯燥。后续中心还会对中心场地进行优化和美化,让环境变得更加舒适。对于潮汐式业务的办理高峰期间,中心会安排勤工助学岗位指导、帮助办理,并对相应场地采取优化措施,同时,也将延长自助服务设备的场地开放时间。

Q7:来这里办理事务的体验如何?与之前的办事经历相比,觉得最大的不同在哪里?

同学A:以前业务不知道怎么办,也不能准确知道在哪里办,现在登录中心网站查一下,按说明到窗口办就行了。

同学B:窗口服务还是比部门内办事让我感觉舒服些吧。

同学C:以后办事什么都不用想,直接来这个中心就行了!

老师A:我感觉挺方便的,服务集中的情况下,还可以顺便办一些事情,不像以前一样觉得在各部门间跑来跑去很麻烦。

Q8:对中心的建设有什么建议吗?

同学D:希望能有更多的事情网上办,有些事情没必要跑一趟的,即使要跑,这么多的自助设备能提供更多的办事结果会更好。

老师B:我帮课题组来办事的,感觉学校的各个系统太多且分散,能不能集成集中一下?用过网上大厅,挺方便的,也集中,不用退了这个系统再上另一个系统。

中心业务办理攻略

整体业务办理流程

1:网上预约

师生登录预约系统,在系统中选择办理事务项、办理时间进行现场办理预约

2: 现场取号

师生到事务大厅现场从取号机上抽取一张号票,号票上有号码、当前排队人数、时间等信息

3: 休息等待

师生拿着排队号票在休息区休息等待,留意显示屏和语言信息提示

4: 窗口叫号

窗口营业员办理完成一笔业务后,按叫号器呼叫下一位师生,此刻该窗口显示将受理师生排队号码,休息区主显示屏显示将受理的师生排队号码及窗口号码,语音播放“请XX号到XX窗口”

5:业务办理

休息区的师生按显示屏或语言提示到指定窗口享受一对一的业务服务

6:评价

在窗口完成事务办理之后,师生通过评价器对窗口服务进行评价

办理业务分为线上办理和线下办理。新增的线上办理业务涉及到的部门分为后勤保障部、图书馆、体育部以及校医院。但是目前线上的业务办理范围还很有限,还在改进补充中,敬请期待!

线下业务办理需要大家到服务中心进行办理,而办理业务的第一步就是——取号!那么这两种服务怎么使用呢?

线上预约取号攻略

为了让师生更加便捷的享受服务,武汉大学综合事务服务中心官网可预约办理各种业务(友情提示:网上业务的办理也是在官网进行)。

步骤一:进入首页。可以看到预约办理的业务大类有:党政办公室、学生工作部、研究生工作部、本科生院等等。

点击预约办理,进入到如下页面(在校师生输入自己的账号、密码或使用动态码即可登录)。

步骤二:登陆后会显示如下图的页面,上面有具体罗列的部门和事务分类,选择想要办理的业务。

步骤三:选择一个部门大类后,会显示该部门可以办理的业务种类。

选择想要办理的具体业务,进入预约页面进行预约时段选择。

步骤四:选择想要办理的具体业务,进入预约页面进行预约时段选择,确认无误后点击“发起预约”,页面显示“预约成功”即可。

当然也可以选择现场取号,不过大家一定要记得带自己的校园卡或者是身份证哦!具体的流程如下:

步骤一:选择现场取号(预约取号主要针对的是已经提前在网上进行预约的师生办理业务)。

步骤二:显示以下页面,选择自己身份验证的方式。

步骤三:登陆后会显示部门,按照提示选择自己要办理业务的相关部门,不清楚业务所属部门的可以询问工作人员。

步骤四:选择业务分类并选择业务。

步骤五:出号成功。

做好师生服务工作是中心目标所在,欢迎广大师生对中心建设提出建议或意见,可发送邮件到:swfw@whu.edu.cn或拨打咨询反馈电话:68773295。

综合事务服务中心就为大家探访到这里

更多便捷服务有待大家前来体验

期盼中心建设一步步完善

给师生带来更多便利!

(本文转载自武汉大学经济与管理学院 ,如有侵权请电话联系010-53572272)

* 文章为作者独立观点,不代表MBAChina立场。采编部邮箱:news@mbachina.com,欢迎交流与合作。

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