欧平:信息化应用处于初步阶段

MBAChina
2013-11-26 15:39 浏览量: 1224

  2013年11月21日,由MBAChina网、 Blackboard和海南医学院共同举办的“第四届中国商学院信息化论坛”在海南三亚举行,本届论坛主要围绕商学院开展信息化进程中出现的一系列问题进行探讨,对各商学院已经做出的创新举措、经验进行分享,并对商学信息化建设未来的发展方向进行研讨。

 

  在此次论坛上上海交通大学安泰经管学院院长助理欧平发表了主题演讲,以下为演讲实录:

 

 

  各位老师,大家好,今天我和大家分享的一个题目是我国商学院信息部门在信息化中近来的角色探讨。今天就借这个大会的机会和在座兄弟院校的老师们共同分享和讨论。

 

  今天我讲的主要是四个内容。第一个就是我国商学院信息化建设现状与建设难点的分析,第二个是信息部门的角色定位对商学院信息化建设的重要性,第三个是信息部门在我国商学院信息化建设过程中的角色定位,第四个是商学院信息部门人员队伍建设的思考。

 

  首先是对我国商学院信息化建设的现状的回顾。我们商学院信息化基本上分为三个阶段,第一个阶段就是信息发布阶段,主要是以网页为核心,信息化的应用主要是处于教务管理、财务管理、人力资源管理的初步应用阶段。

 

  第二个阶段就是部门级的应用阶段,这里面主要是以各类的应用软件为核心,但是这里的问题出现比较多的是信息孤岛。

 

  第三个阶段就是一个信息的集成和应用阶段,如何用商学院各个业务的流程应用和信息的服务集成在一个统一的数据平台之上。

 

  这是一张和商学院相关的各个业务模块,我切身体会到其实我们是作为体制内的商学院,它除了面临如何把我们商学院内部的业务流程和信息集成之外,我们还面临着一个比较大的问题,就是我们商学院都是大学的二级学院,我们作为一个二级学院这么一个现状,因为大学的各个管理部门都在建设自己的这么一个系统。我们中国目前的机制不是从上而下来做系统,特别是商学院是面对市场化的学院,所以它对信息化的要求一定会比大学校和其他的学院要求来的高和来的快。所以怎么能够解决这个问题,也是蛮困扰的。刚刚复旦的殷院长也提到这个问题,商学院的系统和大学校系统的集成问题。

 

  现在目前关键的一些问题,学院总归是要听大学校的,最近国家对出国审批加大了力度,所以我们交大也起用了出国审批的网上审批流程,但是这个流程当中,里面没有放入商学院内部的审批流程,这个又提出一个难题,我们也在和人力资源部沟通,你不可能让老师填两次,但是目前我们只能够让老师先在学校的人力资源系统上填电子的,然后线下我们还要填一张相对比较简单的一张表。那么如何把这张表去除掉,然后把这个信息能够集成到我们那个系统里面,这是我们面临的一个比较大的难题。所以说我感觉到这么一个现状,造成现在商学院真正能够成功实施,而且使用持久的信息化项目所占的比重还不多。

 

  另外一个问题,就是反复投入大量的人力和资金与期望值形成巨大的落差。这里面造成的困难,一个是信息化的需求未能真正满足,时间成本很大。还有一个是系统开发商和IT解决方案相对不成熟。我自己本人是从01年到2010年一直在MBA办公室工作,从02年开始安泰就启动了信息化的建设工作,所以我现在是和我的同事吴老师,那个时候是一个需求方的角色,那个时候我在MBA办公室和他经常有很多的争论。那个时候我感觉到至少我们从02年做信息系统的时候,也是投入大量的人员做系统的测试,我记得很清晰,我们的教务老师就在那上线的前夕,他测试基本上连续几个晚上都在凌晨12点。这个一弄,到真正系统上线,又不是那么好用的时候,我们的怨言就很大。

 

  现在我们学院在oralcal启动之前,已经造成了对信息化系统的恐惧,知道要做大量的分析,要沟通,但不知道真正做完了以后到底用的效果怎么样,这个就是我们商学院面临的问题,我想兄弟院校也可能会面临这个问题。

 

  下面我讲一下信息部门的决策定位对我们信息化建设的重要性。其实商学院信息部门是作为信息化建设当中一个主要参与者是起着非常重要的沟通和协调作用。为什么呢?信息部门是作为学院的内部人员,所以说他对学院的人员,以及他的业务情况相对比较熟悉,同时他也是作为技术人员可以很好的把握业务部门的需求,像IT需求转换过程。所以说一般的信息部门在一个组织当中的角色,目前我们是从企业那边看,实现过两次跨越。第一个跨越是从单纯的技术服务部门,转变为整合信息资源入手到推动一个组织的资源整合和部门功能整合的这么一个管理和协调部门。第二次跨越在进一步参与到组织的IT规划和整体发展规划当中,上升为推动项目和引领组织的创新发展中具有全局性、超越前的战略决策咨询服务和协调工作部门。

 

  我们现在的商学院,就像我们安泰经管学院,现在正是从技术的支持、服务到协调管理这么一个角色转变当中。但是事实上是什么呢?目前商学院往往还是将信息化作为一项基础的服务,它不与战略挂钩,而信息部门常常被质疑从属性和辅助性的地位,它一般就是在做一个硬件和软件的技术支撑。

 

  我们思考一下它具体的定位是什么样?在信息化建设过程中会碰到各类问题,这也都是我们十年一直在经历的。比如缺乏相应的战略规范,短期行为比较多,责任也是未落实,职能划分不清,还有一些投资效益比较难评估。现在我们仍旧是面临这么一个问题,从去年开始上线这个项目,主要是第一期上半部分,基本上现在陆续在完成,陆续在上线,我们EMBA已经投入到测试使用当中,但是怎么去评估?他们的效益到底有多大?姚老师跟我讲就是评估到底使用率有高,当然这也是一个评估方法,是不是还有其他的方法,我们现在也在思考。

 

  我们现在面临这些问题,我们就在想信息部门如何正确的角色定位,推动整个信息化建设。我们一起思考了一下,我们觉得还是信息部门有四个角色,如果这四个角色能够比较好的完成的话,是不是对于整个信息化进程有确保的作用。

 

  第一个角色,就是信息资源的管理者,这个是大部分商学院信息部门都很好的在履行这么一个角色,商学院信息资源的高效管理和维护对商学院的日常管理有着非常重要的影响。这个应该是大家都不会有异议。

 

  第二个角色,我们觉得也应该很好的承担,就是业务伙伴的角色。它应该以共同提高学生、教师和学院管理的信息化服务水平为目标,相互支持和信任。这个我是感觉比较深的。我当初在MBA办公室的时候,我们是在07年已经准备酝酿启动提前批面试。为了完成提前批面试需要做相关的系统做支撑,那个时候我就请吴老师和另外一个同事小朱来做成绩查询、发布,以及考生信息的填报、提交。在这个过程当中,我们反复的进行了一个很深入的沟通,到08年启动这项工作之后,我们学生的网络填报工作完成的非常好,没有出任何差错,因为也是我们第一次做。从那以后,信息部门另外一个老师小朱基本上就是开始为我们MBA做系统。从08年到现在差不多五年多,因为这次oralcal第一期上班期没有包括MBA,但是目前为止,MBA基本上能够满足日常需求,当然他们的招生报名网站,这是MBAChina网小张(张普胜)帮我们做,也是做了很大的贡献。我10年离开MBA办公室,11年5月份上线,一下子活动的发布,报名的咨询还是得到了比较大的提高,所以说小张的确对我们MBA招生有很大的帮助。

 

  第三个是关于咨询者服务的角色。这个角色承担的的是将业务目标与信息技术联系起来,从技术的角度对流程和职能的划分提出改进和完善的建议。

 

  所以我觉得这三个角色,第一个角色我认为大家都在履行,如果后面两个角色,业务伙伴和咨询服务两个角色,信息部门如果能够再加强的话,那我们会和部门的整个沟通,以及整个信息化系统的推进都会有很好的促进作用。

 

  那么第四个角色就是战略规划制定参与者,这个不是我们信息部门能够决定的事情,这绝对是学院的高层他们来决定的。比如说到国际化,国际化战略要实现它,具体的途径是不是就参加国际认证,那参加国际认证里面就涉及到数据的抓取问题。那么为了很好的方便的抓取准确的数据,肯定是要建立大数据平台。我们这次也是因为EMBA排名,包括也参加了MBA的MT的排名,那么这里面关于认证排名的数据准确性的问题,我们国际化的院长就说你们这个大数据平台是不是现在就能够提供贡献度了?很遗憾,现在还不行。因为我们一期还没完成,可能我想等两年这个大数据平台才能产生作用。

 

  但是这个战略规划的制定参与者,我觉得这是相当相当的重要。我也在和姚老师沟通,如果不是这么一个定位的话,有些系统的设置就是以部门为主,主任想这么做,他就这么做。等这个主任换掉,这个系统,这个流程又废掉了,但是我是觉得这个是完全不对的,你就是在浪费这个资源。

 

  为了很好的完成这四个角色,对人员队伍的建设思考。首先还是要提高信息部门的人员配置,我们可能是在07年以前系统方面只有一位老师,07年以后两位老师,我们一直到今年增加到四位老师,这个肯定是比以前有所增长,但是这个工作量还是非常非常巨大的。

 

  但是对于一些工作呢,可以外包的我们尽量外包,还有一些非技术性,非长期性的工作可以请学生助管来协助我们来做,但是一些关键的岗位一定要有我们一只非常稳定的队伍。

 

  另外一个就是对信息部门主管的选用那是非常重要,他除了有专业技能知识和项目管理与运用能力之外,我觉得其他的沟通能力,协作能力和决策能力,特别是当中的沟通和协作能力,这是非常非常重要。

 

  另外一个就是在信息部门的人员选用方面,就是如何提高我们的人员满意度和归属感。

 

  最后我是觉得一定要提高我们人员的服务意识,这个是一直在讲。就是在MBA工作的时候,因为我们面对的是市场化的办学,所以说这个服务意识在招生的时候还比较强,所以我是觉得在IT部门也一样的,所以我们一定要学会倾听,另外一个书面确认,其实书面确认这项工作真的是不好做。有的时候你让部门书面确认,他马上就是有反感的情绪上来,但是没有书面确认也会出现非常多的问题,就是怎么把这两项工作做好,其实也是非常关键的。

 

  那跟大家讨论这个问题就到这里。说的不对的地方请大家多多指出。谢谢大家。

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